Praxistelefon entlasten – 8 Tipps vom Profi11. April 2024 Erfahren Sie hier, wie Sie Ihr Anrufaufkommen in der Praxis verringern und Ihr Team effektiv entlasten. Mit diesen 8 Profi-Tipps kehrt endlich Ruhe in der Praxis ein. Jetzt lesen! Endlich mehr Ruhe & Effizienz 8 Tipps zur Entlastung des Praxistelefons Ununterbrochenes Telefonklingeln – ein Geräusch, das in Arztpraxen leider zum Alltag gehört. Denn Mitarbeiter:innen in Arztpraxen verbringen immer noch viel zu viel Zeit am Telefon. Kaum ist das eine Patiententelefonat beendet, wartet bereits der oder die Nächste in der Leitung. In Arztpraxen, wo Zeit gleichbedeutend mit Gesundheit ist, können zu viele Anrufe zur Zerreißprobe werden. Das Praxispersonal hängt am Telefon fest und die Patienten warten in der Warteschleife… und warten. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann lesen Sie unbedingt weiter. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Lösungen vor, die Ordnung ins Telefonchaos bringen und Ihren Mitarbeiter:innen Stress abnehmen. Unsere Aaron-Expertin gibt Ihnen 8 Profi-Tipps, wie Sie für Entlastung am Praxistelefon sorgen können. 1.Priorisieren Sie Anrufe nach Dringlichkeit Die systematische Priorisierung bei der Behandlung eingehender Anrufe erleichtert Ihnen den Praxisalltag erheblich. So identifizieren Sie wichtige Anfragen wie Notfälle, während weniger dringende Anliegen entsprechend eingeordnet und zu einem späteren Zeitpunkt aufgegriffen werden können. Das hilft dabei, die Arbeit des Praxisteams effektiver zu gestalten und sicherzustellen, dass Patient:innen mit akuten Problemen die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen. Legen Sie selbst fest, welche Anliegen sie niedrig priorisieren, und beispielsweise per Textnachricht beantworten. So sparen Sie sich den Rückruf. Eine solche Strukturierung trägt zu einem geordneten Ablauf bei und verringert die Zeit, die Ihre Mitarbeiter:innen am Telefon verbringen müssen. Hierbei hilft Ihnen der Digitale Telefonassistent von Aaron: Eingehende Patientenanfragen werden automatisch mit Kategorien wie “Terminanfrage” oder “Rezeptanfrage” verschlagwortet und priorisiert. So können Sie direkt einsehen, welche Anfragen die wichtigsten sind und in welcher Reihenfolge Sie sie abarbeiten müssen. Ein Notfall, erkennbar zum Beispiel an bestimmten vor eingestellten Wörtern, wird optisch hervorgehoben und eskaliert. Wie sehr die Priorisierung von Aaron den Praxisalltag und das Anrufaufkommen entspannt, bestätigt auch Dr. med. Patrick Kudielka, Allgemeinarzt in Meyen. Was seinem Team am meisten helfe, seien “die einzelnen Schlagworte. Also ob es jetzt Notfall, Termin, Rezept, Überweisung ist.” 2.Legen Sie feste Zeiten für Telefonanfragen fest In den allermeisten Arztpraxen gibt es Stoßzeiten, in denen das Telefon gar nicht mehr aufhören will zu klingeln. Wir empfehlen feste Zeiten für Telefonanfragen von Patient:innen einzurichten. Diese Zeitfenster für bestimmte Anliegen – wie Rezeptanfragen oder die Besprechung von Untersuchungsergebnissen – helfen dabei, den Arbeitsfluss zu strukturieren und die Effizienz zu steigern. Die Patient:innen wissen dann, wann sie anrufen können, um mit dem Arzt oder der Ärztin zu sprechen. Dies führt zu einer gleichmäßigeren Verteilung des Anrufaufkommens. Das Praxisteam kann sich dann in den anderen Zeiten ungestört wichtigen Aufgaben widmen. So stellen Sie sicher, dass nicht nur die Patientenkommunikation optimiert, sondern auch die Arbeitszufriedenheit im Team gefördert wird. 3.Bieten Sie Ihrem Team einen Gesprächsleitfaden an Effektives Anrufmanagement ist das A und O einer gut organisierten Praxis. Alle Mitarbeiter:innen müssen wissen, wie sie Anrufe schnell und präzise bearbeiten können. Regelmäßige Schulungen helfen, um das Personal in Kommunikationstechniken und der Praxissoftware zu trainieren. Gesprächsführungskompetenzen helfen den Patient:innen empathisch und dennoch effizient zu begegnen. Ihr Team muss wissen, wie es komplexe Terminabsprachen handhabt, auf besorgte Anrufer:innen eingeht oder auch in stressigen Situationen professionell bleibt. Ein Leitfaden, der stets bereit liegt, hilft, um Standardfragen sofort und ohne unnötige Frage-Antwort-Schleifen klären zu können. Gute Nachricht: Der Digitale Telefonassistent von Aaron ermöglicht die Erstellung vorgefertigter Standard-Antworten für verschiedene Anrufszenarien – vom Rezept über Terminanfragen bis zum Notfall. 4.Stellen Sie einen FAQ-Bereich auf Ihrer Website bereit Ein gut strukturierter FAQ-Bereich, in dem die häufigsten gestellten Fragen beantwortet werden, ist eine einfache Maßnahme mit großer Wirkung! Hier finden Patient:innen Antworten auf häufige Fragen, noch bevor sie zum Hörer greifen. Das Prinzip ist einfach: Machen Sie Informationen zu Themen wie Praxisöffnungszeiten, Wartezeiten, Urlaubszeiten oder Vorbereitungen auf bestimmte Untersuchungen leicht online auf Ihrer Homepage zugänglich. So können Sie viele Anrufe vermeiden und das Telefon sowie das Praxisteam entlasten. Eine klar gegliederte, leicht navigierbare FAQ-Seite fördert nicht nur die Selbstständigkeit der Patient:innen, sondern zeigt auch, dass Sie als Praxis kompetent und transparent kommunizieren können. Nutzen Sie Aaron für häufig gestellte Fragen: Der Begrüßungstext des Digitalen Telefonassistenten ist individuell anpassbar. Damit können Sie Ihren Patient:innen wichtige Infos auch telefonisch zur Verfügung stellen. 5. Nutzen Sie KI und Automatisierung für Ihre Praxisprozesse Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung sind in der Patientenbetreuung keine Zukunftsmusik mehr. Sie sind Werkzeuge, die das Praxistelefon erheblich entlasten und bei Personalmangel effektiv unterstützen. Das hat auch Dr. Med Patrick Kudielka, Allgemeinarzt aus Mayen erkannt: “Also wir haben immer weniger Manpower im Personal. Wir haben immer höheren Bearbeitungsdruck von Seiten der Patienten und es bleibt eigentlich, wenn man logisch denkt, überhaupt gar nichts anderes übrig, als Digitalisierung und insbesondere KI voranzutreiben.” Durch den Einsatz intelligenter Systeme, die lernfähig sind und sich an die Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen, gewährleisten Sie eine effiziente Anrufabwicklung. KI-Lösungen transkribieren telefonische Anfragen, bereiten sie übersichtlich für Sie auf und teilen sie in Kategorien ein. Sie befreien das Praxisteam damit von wiederkehrenden, zeitintensiven Aufgaben. Automatisierte Prozesse, wie das Versenden von Terminerinnerungen oder die Bereitstellung von Praxisinformationen in Warteschleifen, sorgen für reduzierte Wartezeiten am Telefon. Das entlastet Ihr Telefonaufkommen und steigert die Patientenzufriedenheit Unser Rat: Selbst, wenn Sie bisher noch keinerlei Erfahrung mit KI-Lösungen haben – trauen Sie sich und erleben Sie, wie sehr Ihre Praxis davon profitiert. 6. Senden Sie SMS 81 % der Menschen in Deutschland besitzen inzwischen ein Smartphone und können direkt per SMS erreicht werden – Tendenz weiter steigend. Bei den über 70-Jährigen sind es immerhin noch 68 % (Quelle: statista.de, Stand 2023). Warum also nicht auch Patient:innen per SMS kontaktieren? SMS-Benachrichtigungen für Terminerinnerungen reduzieren nicht nur die Anzahl verpasster Termine, sondern entlasten auch das Praxistelefon, indem sie Rückfragen vermindern. Darüber hinaus können wichtige Informationen schnell und unkompliziert an Patient:innen übermittelt werden. Mit dem Digitalen Telefonassistenten von Aaron schicken Sie SMS direkt aus Ihrer Webapplikation heraus und können zudem praktische SMS-Vorlagen für verschiedene Anrufkategorien nutzen. Die Vorlagen sind individuell an die Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassbar. Auch das Empfangen von SMS-Antworten ist möglich. Mit einer solchen Funktion sparen Sie viele Anrufe ein. Für Dr. Surita Chaudhary, Fachärztin für innere Medizin in Karlsruhe, ist die Nutzung der SMS-Funktion von Aaron ein absoluter Gamechanger. Das Praxistelefon und damit auch das Personal, werden in Stoßzeiten effektiv entlastet: “Also ich finde SMS-Funktion am besten. Weil wenn wir so junge Leute haben, vor allem jetzt in der Influenza-Saison, und für die Infekt-Sprechstunde zwischen 8 und 9 Uhr am Montag, kriegen wir so mindestens 60 Anrufe, weil die wollen Arzttermin oder Krankenmeldung haben. Und das kann man so schnell erledigen mit SMS-Funktion.” Und auch Dr. Chaudharys Patient:innen selbst geben zahlreiche positive Rückmeldungen: “Und ich habe so oft von den Patienten gehört, dass sie es einfach so toll finden, dass sie SMS bekommen und einen Termin haben innerhalb von 4 Stunden.” 7. Ermöglichen Sie Online-Anfragen über die Website Egal, ob es um allgemeine Fragen geht, um die Anforderung von Rezepten oder um Terminbuchungen – ein einfaches und sicheres Kontaktformular auf ihrer Website reduziert das Anrufaufkommen enorm. Online-Anfragen können nach Dringlichkeit und Thema sortiert und zeitlich optimiert bearbeitet werden. Ein großer Vorteil einer Integration auf der Website ist, dass Sie damit auch Terminanfragen abdecken und auf ein separates Online-Terminbuchungssystem verzichten können. Der Smarte Webassistent von Aaron ist eine solche Website-Integration und hat gleich mehrere Pluspunkte:Er wird mit einem einfachen Code auf Ihrer bereits bestehenden Website eingebaut – ohne Mehraufwand für Sie. Alle eingehenden Online-Anfragen laufen direkt in die Webapplikation und werden auf derselben Nutzeroberfläche verschriftlicht wie auch die Telefonanfragen. Das bedeutet, Sie sehen alle eingehenden Patientenanfragen an einem Ort. Sie erhalten volle Kontrolle über die Patientenkommunikation und erreichen eine erhebliche Effizienzsteigerung. 8. Stellen Sie den Digitalen Telefonassistenten von Aaron als neuen Mitarbeiter ein Der Digitale Telefonassistent von Aaron ist DIE KI-Telefonlösung speziell für Arztpraxen und entlastet das Praxistelefon sowie das gesamte Team spürbar. Ihr neuer Mitarbeiter geht für Sie ans Telefon, wann immer Sie möchten. So sind Sie stets erreichbar für Ihre Patient:innen – selbst, wenn die Praxis gerade nicht besetzt ist. Der digitale Mitarbeiter erfragt gezielt alle wichtigen Patienteninformationen und bereitet sie strukturiert für Sie auf. Der Digitale Telefonassistent sorgt schnell und gezielt für extra Entlastung Ihres Teams: Automatische Kategorisierung und Priorisierung der Patientenanfragen: Ob Termin-/, Rezeptanfrage oder medizinischer Notfall – alle Anrufe werden für Sie sortiert nach Anliegen in der Webapplikation aufbereitet SMS-Funktion mit Antwortvorlagen: Antworten Sie auf Patientenanfragen ganz einfach per SMS und nutzen Sie dafür die individuell anpassbaren SMS-Vorlagen Personalisierbare Telefonansagen: Ihre Praxis ist im Urlaub? Aaron informiert Ihre Patient:innen und beendet anschließend das Telefonat 4.000 Ärztinnen und Ärzte in Deutschland sind bereits begeistert von Aaron, so auch Dr. med. Surita Chaudhary. Sie sagt: “Bei uns läuft nur Aaron.” Der Digitale Telefonassistent passt sich nahtlos an die Abläufe Ihrer Praxis an und sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen Patient:innen und Ihrem Team. Testen Sie jetzt den Digitalen Telefonassistenten von Aaron und sichern Sie sich Ihr exklusives Begrüßungsangebot von mindestens 20 % Rabatt pro Behandler:in für 3 Monate Aaron. Vereinbaren Sie gleich einen Online-Demotermin mit uns und lernen Sie Aaron kennen: Lassen Sie Aaron jetzt am Telefon für sich arbeiten und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück – Zeit, die Sie in Ihre Patienten investieren können.