Unzufriedenheit mit Praxissoftware war auch 2025 hoch

Jede dritte Arzt- und Psychotherapiepraxis in Deutschland möchte ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) aktuell wechseln. Ursache hierfür ist unter anderem die hohe Fehleranfälligkeit der Systeme. Das zeigen aktuelle Umfrageergebnisse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung in Deutschland (Zi).

Danach erwägt weit mehr als die Hälfte der Praxen einen Wechsel aufgrund mangelnder Nutzerfreundlichkeit sowie zu hoch empfundener Lizenzgebühren. Unzureichender Kundensupport (52%) sowie versteckte Preissteigerungen und zu hohe Wartungskosten (jeweils 46%) sind weitere zentrale Motive für eine erhöhte Bereitschaft, das derzeitige PVS wechseln zu wollen.

Auch was die Fehlerhäufigkeit zentraler PVS-Prozesse anbelangt, gibt es nach wie vor ein hohes Unzufriedenheitspotenzial: So berichten insgesamt 82 Prozent der Praxen von regelmäßigen Problemen beim Auslesen der elektronischen Gesundheitskarte. Auch beim Verbindungsaufbau des Konnektors mit der Telematikinfrastruktur (TI) treten bei mehr als 81 Prozent der Praxen häufig Fehler auf. Auch bei anderen TI-Anwendungen ist die Fehlerhäufigkeit besonders ausgeprägt, insbesondere bei der Erstellung des elektronischen Rezepts (eRezept). Mehr als 71 Prozent der befragten Praxen klagten hier über regelmäßig auftretende Schwierigkeiten. Folglich sind die meisten Nutzenden mit ihrer Praxissoftware weiterhin eher unzufrieden, im Schnitt überwiegen die kritischen Bewertungen.

Mehr als die Hälfte der meistgenutzten PVS sind nicht empfehlenswert

Hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit stuften die Nutzenden fünf PVS als exzellent ein. Insgesamt würden die Nutzenden jedoch 18 der 32 meistgenutzten Systeme nicht weiterempfehlen.

Das sind die zentralen Ergebnisse einer zweiten bundesweiten Praxisumfrage, mit der das Zi nach der ersten Befragung im März/April 2024 Funktionalität und Nutzerzufriedenheit mit dem Praxissoftwaremarkt in Deutschland erfasst hat. Die Erhebung des PVS-Monitorings 2025 per Online-Fragebogen erstreckte sich vom 2. Mai bis 10. Juni 2025. Insgesamt waren 95.036 Praxen sowie Medizinische Versorgungszentren (MVZ) zur Teilnahme eingeladen worden. Gültige Angaben zum verwendeten PVS lagen für 3191 Praxen und MVZ (3,4%) vor.

Praxissoftware beeinflusst Versorgungsqualität

Nach der Installationsstatistik der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) waren im vierten Quartal 2025 insgesamt 131 unterschiedliche Softwaresysteme in der Anwendung. Von diesen wurden 32 PVS (mit einem Marktanteil von insgesamt 77,4%) in die Analyse einbezogen, da für sie mindestens sechs Bewertungen unterschiedlicher Praxen vorlagen. Trotz des veränderten Stichprobendesigns – 2024 eine offene Umfrage aller Berufsgruppen, 2025 eine geschlossene Befragung unter Inhaberinnen und Inhabern von Praxen und MVZ – zeigten sich bei den jeweiligen PVS-Ranking-Positionen Übereinstimmungen. 

„Ohne Praxissoftware ist die ambulante medizinische Versorgung heute schlichtweg nicht mehr vorstellbar. Jede Praxis benötigt zwingend ein Softwaresystem zur Verarbeitung der Patientendaten und Befunde, zur Ausstellung von Verordnungen und Bescheinigungen, zur Kommunikation mit anderen Praxen und Kliniken sowie zur Abrechnung mit den Krankenkassen. Fällt die Software aus und gibt es Probleme, den Support zu erreichen, steht die Praxis still, die medizinische Versorgung kommt weitgehend zum Erliegen. Geht die Arbeit an der Praxissoftware hingegen leicht von der Hand, wird mehr Zeit für die medizinische Versorgung der Patientinnen und Patienten frei. So entsteht weniger Frust und mehr Berufszufriedenheit in den Praxen. Gute Software kann auch die Qualität der Behandlung fördern. Zum Beispiel, indem der Überblick über bereits vorhandene digitale Informationen schnell und zielstrebig gelingt, sodass diese effizient in den ärztlichen Entscheidungsprozess einfließen kann. Insofern ist die Leistungsfähigkeit der Praxissoftware ein wichtiger Faktor für die medizinische Versorgung der Patienten“, erklärte der Zi-Vorstandsvorsitzende Dr. Dominik von Stillfried.

Wechselbereitschaft geht zurück

Praxen, die eine leistungsfähige Software suchten oder IT-Prozesse in der Praxis optimieren möchten, könnten sich über das PVS-Monitoring des Zi informieren, ergänzte Stillfried. Im Vergleich der beiden Befragungen 2024 und 2025 zeige sich einerseits eine leichte Verbesserung im Bereich der Nutzerfreundlichkeit, die über alle betrachteten 32 Systeme um 3,4 Punkte anstieg. Andererseits blieb die Weiterempfehlungsneigung stagnierend, negative Bewertungen nahmen sogar zu.

Dass die Bereitschaft zum Wechsel im Vergleich zum Vorjahr signifikant zurückgegangen ist (33,3% vs. 44,4%), ist dem Zi zufolge nicht notwendigerweise Ausdruck höherer Zufriedenheit, sondern könne auch ein Resultat wahrgenommener Wechselbarrieren sein. „Die genannten Gründe für einen Verbleib beim aktuellen Praxisverwaltungssystem bestätigen dies: Neben einer grundlegenden Zufriedenheit mit der aktuellen Anwendung bei gut zwei Dritteln der Befragten (61,7%) spielen befürchtete Probleme bei der Datenmigration oder zu hohe Wechselkosten sowie organisatorische Herausforderungen eine zentrale Rolle“, erklärte Stillfried.

Datenmigration gelingt oft problemlos

Gleichzeitig zeigten die Erkenntnisse der Teilnehmenden mit PVS-Wechselerfahrung, dass viele Befürchtungen im Nachhinein nicht vollständig gerechtfertigt seien. Bei der Mehrheit verlief die Datenmigration ohne Datenverlust, die Überführung der Praxis- und Patientendaten erfolgte mit angemessenem Aufwand. Dennoch sank der Anteil derjenigen, für die der Wechsel zu signifikanten Verbesserungen geführt hat, wenngleich auf hohem Niveau (2025: 83,9% zu 90,9% für 2024). Dies kann auch darauf zurückgeführt werden, dass viele Praxen zu PVS wechselten, die bereits 2024 überwiegend kritisch beurteilt worden waren. 

Digitale Arbeitsbedingungen belasten Praxen

Die Ergebnisse zur Fehlerhäufigkeit spezifischer Prozesse offenbarten zudem neue systematische Schwachstellen. Insbesondere im Bereich der TI-Anwendungen – wie etwa der Erstellung des eRezepts – bildete die hohe Fehleranfälligkeit einen bedeutenden Belastungsfaktor im Praxisalltag. Nach wie vor gibt auch über die Hälfte der Teilnehmenden an, häufiger als nur mehrmals im Jahr Probleme mit dem Einlesen der Karte zu haben. Bei den Fehlerhäufigkeiten sind die PVS aber keineswegs vergleichbar: Für einige PVS berichteten die Nutzenden sehr viel höhere, für andere sehr viel niedrigere Fehlerhäufigkeit bei TI-Anwendungen.

Auch wenn die Fehleranfälligkeit bei Basisfunktionen der PVS insgesamt zurückzugehen scheint, stellen sich die digitalen Arbeitsbedingungen insgesamt in den meisten Praxen eher als Belastung, denn als Entlastung dar. Da dies auch insgesamt positiv bewertete PVS betrifft, dürfte der PVS-Wechsel allein nicht vollständig Abhilfe schaffen. Vielmehr müssten die Praxisinhaberinnen und -inhaber den Blick auf alle Komponenten richten, empfiehlt das Zi. Aber auch das zuständige Bundesgesundheitsministerium müsse den Digitalisierungsprozess insgesamt prüfen, um wirklich flächendeckende Verbesserungen zu erreichen, erklärte das Institut.