Wie nutzerfreundlich ist das Praxisverwaltungssystem? – Analyse zu regionalen Unterschieden

Wie die Antwort auf die Frage „Wie nutzerfreundlich ist das Praxisverwaltungssystem?“ ausfällt, hängt auch von der Region ab. So sind Usability und Nutzerzufriedenheit in Ostdeutschland im Mittel geringer, so ein Ergebnis einer aktuellen Zi-Analyse.

Die Benutzerfreundlichkeit von Praxisverwaltungssystemen (PVS) hat einen direkten Einfluss auf die Effizienz medizinischer Arbeitsprozesse. Aktuelle Analysen des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) haben zuletzt gezeigt, dass es signifikante Unterschiede zwischen insgesamt 39 ausgewerteten PVS bei der Häufigkeit von Fehlersituationen gibt.

Zudem wurde deutlich, dass Systeme mit höherer Fehlerhäufigkeit eine längere Bearbeitungszeit und eine erhöhte Klickzahl erfordern sowie beides statistisch betrachtet mit schlechteren Nutzerbewertungen zusammenhängt. In einer Kurzstudie hat das Zi nun auch deutliche regionale Unterschiede bei Usability und Nutzerzufriedenheit aufgezeigt.

Positiver bewertete PVS wurden häufiger in Hessen und Sachsen-Anhalt verwendet, weniger in Süd- und Ostdeutschland. Clusteranalysen identifizierten Hot Spots hoher Usability und Nutzerzufriedenheit in einigen Regionen der alten Bundesländer, Cold Spots dagegen fanden sich vor allem in Regionen der neuen Bundesländer.

Niedrige Usability-Werte in Regionen mit mehr älteren und mehr angestellten Ärzten

Detailanalysen zeigten zudem niedrigere durchschnittliche Werte von Usability und Nutzerfreundlichkeit bei höherem durchschnittlichen Arztalter und höherem Anteil angestellter Ärzte in der Region. In die Analysen gingen die vertragsärztlichen Abrechnungsdaten für das Jahr 2024 von etwa 100.000 Praxen ein, die eines von 39 bewerteten PVS genutzt hatten.

„Viele Praxen arbeiten immer noch mit wenig nutzerfreundlichen Softwaresystemen, insbesondere in ostdeutschen Regionen. Das könnte dort mit strukturellen Nachteilen wie einem höheren Arbeitsaufkommen und dem sich weiter verschärfenden Fachkräftemangel zusammenhängen,“ erklärte der Zi-Vorstandsvorsitzende Dr. Dominik von Stillfried. Zeitmangel und fehlende Informationsgrundlagen erschwerten oftmals den Wechsel des Praxisverwaltungssystems. Auch würden in Regionen mit einem höheren Durchschnittsalter von Ärzten sowie einem größeren Anteil angestellter Mediziner signifikant häufiger Praxisverwaltungssysteme mit einer geringeren Nutzerzufriedenheit verwendet.

Ältere Ärzte bewerten Praxisverwaltungssystem positiver

„Ältere Ärztinnen und Ärzte bewerten ihr System zwar oft positiver, setzen aber andere Maßstäbe und legen möglicherweise weniger Wert auf Usability. Darüber hinaus wollen sie möglicherweise kurz vor dem Ruhestand kein neues Praxisverwaltungssystem einführen. In Einzelfällen mag das Festhalten an wenig nutzerfreundlichen Systemen auch durch besonders gute Servicepartner vor Ort ermöglicht werden, die ihre Praxen engmaschig betreuen. Angestellte haben wegen ihrer beruflichen Mobilität unter Umständen mehr Vergleichsmöglichkeit und zusätzlich oft weniger Einfluss auf die Systemwahl. Daher sollte ihre Perspektive künftig stärker in Entscheidungsprozesse einbezogen werden“, ergänzte von Stillfried.

Es werde häufig berichtet, dass es sich für viele Praxisinhaber schwierig gestaltet, ihr PVS zu wechseln. Sie würden mit langen Vertragslaufzeiten und hohen Migrationskosten – etwa durch Datentransfer, Schulung und Umgewöhnung des Praxisteams sowie eventuell Mitarbeiterwechsel – konfrontiert und müssten durch unübersichtliche Angebotsstrukturen navigieren. Gleichzeitig trage ein PVS-Wechsel zu einer höheren Zufriedenheit bei, so der Zi-Vorstandsvorsitzende. „Wer Digitalisierung fördern will, sollte die Praxen mit dem Aufwand eines Softwarewechsels nicht allein lassen“, forderte von Stillfried mit Blick auf die potenziell hohen Kosten für die Praxen bei einem Systemwechsel.