Fehler bei PVS unterschiedlich häufig – Wechsel kann sinnvoll sein

Wie eine Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) zeigt, gibt es signifikante Unterschiede zwischen einzelnen Praxisverwaltungssystemen (PVS) was die Fehlerhäufigkeit betrifft. Diese korreliert mit Klickzahl und Arbeitszeit.

Die Benutzerfreundlichkeit und Anzahl der Fehlersituationen von PVS haben einen direkten Einfluss auf die Effizienz medizinischer Arbeitsprozesse. Untersuchungen des Zi zeigen, dass es signifikante Unterschiede zwischen den einzelnen PVS gibt, was die Häufigkeit der Fehlersituation angeht. Nun wird auch deutlich, dass Systeme mit höherer Fehlerhäufigkeit eine längere Bearbeitungszeit und eine höhere Klickzahl erfordern. Zudem zeigt sich, dass eine höhere Klickzahl und längere Bearbeitungszeiten statistisch betrachtet mit schlechteren Nutzerbewertungen zusammenhängen. Die subjektiven Maße der System Usability Scale (SUS) und des Net Promoter Scores (NPS) korrelieren stark mit den objektiven Leistungsindikatoren Klickzahl und Bearbeitungszeit.

Besonders aufschlussreich sind die Erkenntnisse zur Wechselbereitschaft und den Erfahrungen von Praxen, die ihr PVS in jüngerer Zeit umgestellt haben. Zwar berichten 86 Prozent der Befragten, die ein neues System eingeführt haben, von signifikanten Verbesserungen im Arbeitsalltag. Die Nutzerbewertungen der PVS durch die Wechselnden folgen aber in der Regel der allgemeinen Nutzerbewertung. Es kommt also darauf an, zu welchem System gewechselt wird. Gleichzeitig zeigen sich Herausforderungen in Bezug auf Wechselkosten und Datenmigration.

Das sind die zentralen Ergebnisse einer kürzlich veröffentlichten Zi-Analyse zur Usability und Fehleranfälligkeit von PVS, die auf einer bundesweiten Online-Befragung von über 10.000 Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie deren Praxispersonal basiert. Zusätzlich wurden objektive Performancemessungen aus einer explorativen Feldstudie im Umfeld der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein herangezogen. Diese Daten bieten laut Zi eine fundierte Grundlage für Praxen, um informierte Entscheidungen über ihre Software zu treffen.

„Viele Praxen arbeiten mit wenig nutzerfreundlichen Softwaresystemen. Unsere Befragung hat gezeigt, dass die Häufigkeit von Fehlersituationen die Nutzerbewertungen negativ beeinflusst und die Wechselbereitschaft erhöht. Jetzt legen wir eine Auswertung der berichteten Fehlerhäufigkeiten für wesentliche Prozesse im Praxisalltag vor. Die von den Nutzern subjektiv besser bewerteten Softwaresysteme verursachen nicht nur weniger Stress durch geringere Fehlerhäufigkeit, sie benötigen für gleiche Aufgaben im Schnitt auch weniger Klicks und sparen Arbeitszeit. Ein Systemwechsel kann daher für viele Praxen sinnvoll sein“, erklärte der Zi-Vorstandsvorsitzende Dr. Dominik von Stillfried. Er wies darauf hin, dass das Zi im Frühjahr 2025 erneut eine Befragung durchführen und diese durch eine Performance-Messung ergänzen werde, um den Praxen eine aktualisierte Orientierung geben zu können.

Angesichts der bevorstehenden Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist es umso wichtiger, dass Praxen mit funktionaler und nutzerfreundlicher Software ausgestattet sind, betonte das Zi in einer Mitteilung. „Wer Digitalisierung fördern will, sollte die Praxen mit dem Aufwand eines Softwarewechsels nicht allein lassen“, forderte von Stillfried mit Blick auf die hohen Kosten für die Praxen.