Digitaler Workflow in der Arztpraxis

Wie ein digitaler Workflow in der Arztpraxis aussehen kann und an welchen Stellen Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz kommt und in Zukunft kommen könnte, war Thema in verschiedenen Sessions auf dem VSOU-Kongress.

Von Dr. Judith Amann

„Wir sind fünf Ärzte in der Praxis. Wir haben im Durchschnitt 120 bis 200 Anrufe pro Tag. Zwei bis acht Minuten dauert ein Anruf. Da haben dann ein bis anderthalb Mitarbeiter am Telefon den Tag über zu tun“, so Dr. Daniel Peukert, niedergelassener Orthopäde und Unfallchirurg aus Berlin. Er gab einen Überblick zum „Digitalen Onboarding“ in der Arztpraxis. Dazu komme, dass das Telefon ein Stressfaktor für das Team und frustrierend für Patienten sein könne. An dieser Stelle kommt dann das erste digitale Tool ins Spiel – die digitale Terminvergabe. Diese würden Patienten inzwischen auch erwarten, so Peukerts Einschätzung.

Digitaler Workflow in der Arztpraxis beginnt bei der Terminvergabe

Online-Buchungs-Tools haben Vorteile für Patienten, etwa die 24/7-Verfügbarkeit oder die Möglichkeit, freie Termine in Ruhe mit dem eigenen Kalender abzugleichen. Das vermeide das „Hin und Her“ am Telefon, so Peukert, und bedeute auch eine Zeitersparnis für die Praxis. Peukert: „Alle online gebuchten Termine müssen nicht am Telefon abgearbeitet werden.“ Termine könnten – auch durch den Patienten – einfacher verschoben oder storniert werden. Weiterer Pluspunkt: Durch vordefinierte Abfragen könne das System die korrekte Termindauer und die richtige Ressource zuweisen, sodass eine bessere Auslastung von Geräten möglich wird.

Die Einbindung eines „digitalen Tresens“ auf der Praxiswebsite ermöglicht Service jenseits der reinen Terminvergabe. Beispiele sind etwa Nachbestellung von Rezepten, Upload von Unterlagen oder eines Anamnesebogens zur Terminvorbereitung oder die Einbindung von Videosprechstunden, wie Peukert erläuterte. Es gibt – je nach System – auch die Möglichkeit, dem Patienten etwa den Anamnesebogen im Anschluss an seine Terminbuchung per E-Mail zu schicken.

Entlastung des Praxispersonals durch Self-check-in-Terminals

Peukerts Einschätzung nach könnten digitale Anamnesebögen Datenqualität und -vollständigkeit verbessern, etwa durch Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen oder adaptive Fragebögen. Würden diese mit dem Praxisverwaltungssystem (PVS) verknüpft, würden die erhobenen Daten automatisch an der richtigen Stelle abgelegt, erläuterte Peukert. Übertragungsfehler entfielen. Als weitere Möglichkeit, Medizinische Fachangestellte zu entlasten, nannte Peukert Self-check-in-Terminals. Hier können Patienten ihre elektronische Gesundheitskarte selbst einlesen und Anamnesebögen ausfüllen. Die Daten werden direkt ins PVS übertragen.

Für Peukert sind die digitalen Patientenformulare „ein sehr schönes Tool“. Zum Ausfüllen dieser digitalen Formulare können Patienten auch eigene Endgeräte nutzen. Auch die Patientenaufklärung lasse sich digital unterstützen, so Peukert. Hier gebe es inzwischen „schöne multimediale Tools“, beispielsweise die Möglichkeit „Erklärfilme“ zur Aufklärung vor einer OP zu nutzen, die sich Patienten „in Ruhe vorher anschauen“ könnten, so Peukert. Er ergänzte: „Sie müssen dann nur noch die spezifischen Fragen mit dem Patienten besprechen, den Bogen gemeinsam zu Ende ausfüllen und unterschreiben.“

KI einbinden: Telefon-Agenten, Sprechstundendokumentation oder Abrechnung

An welchen Stellen ist KI sinnvoll und wo kann sie eingesetzt werden? Auch zu diesen Fragen lieferte Peukert einen Ausblick. So würde sich der Einsatz von KI-Agenten am Telefon anbieten, die Anrufe bei besetzter Leitung oder außerhalb der Sprechzeiten annehmen können. Idealerweise würden dann Anliegen, Patientendaten oder Rezeptwünsche „in natürlicher Gesprächsführung“ erfragt. Das Buchen von Terminen oder die Bearbeitung von Absagen könnte dann ebenfalls die KI übernehmen.

Eine weitere Möglichkeit, wie KI im digitalen Workflow in der Arztpraxis unterstützten kann, ist die Dokumentation von Patientengesprächen. Entsprechende Softwarelösungen zeichnen Gespräche auf und extrahieren die wesentlichen medizinischen Informationen wie Diagnose oder Therapie. Aus diesen können Arztbriefe generiert werden, die auch direkt in der elektronische Patientenakte landen. Solche Systeme können auch bei der Abrechnung unterstützen, indem sie entsprechende Abrechnungsziffern vorschlagen.

Cloud oder Server? – Datenspeicherung beim digitalen Workflow in der Arztpraxis

Ob Sprechstundendokumentation oder Online-Buchungssystem: Um die digitalen Tools ins eigene PVS zu integrieren, brauche es die passenden Schnittstellen – sowohl zu den Anbietern von Online-Terminplattformen als auch zum PVS-Sytem, so Peukert. Die Alternative sind PVS-Systeme für den kompletten digitalen Workflow in der Arztpraxis: von der Terminbuchung bis zur Abrechnung. Im Rahmen einer weiteren Session auf dem VSOU-Kongress hatten zwei Anbieter die Möglichkeit, ihre Software zu präsentieren.

Der Hauptunterschied lag bei der Datenspeicherung: Während Tomedo auf lokale Server setzt, bietet Eterno Cloud eine Cloud-Lösung zur Datenspeicherung an. Allerdings gebe es die Option eines lokalen Back-ups in der eigenen Praxis, wie Felix Burkart erläuterte, der das System vorstellte. Auch eine Notfallfunktion für den Fall, dass kein Internet verfügbar ist, gibt es. Beide Anbieter liefern ein „Komplett-Paket“ für den digitalen Workflow in der Arztpraxis, wobei Tomedo für Apple-Hardware konzipiert ist, während Eterno Cloud Burkart zufolge für Apple, Microsoft und Linux funktioniert. Bei Tomedo setzte man auf lokale Speicherung, weil die reine Cloud-Lösung nicht sicher genug sei, wie Hersteller-Vertreter Robin Handl erklärte.

Er sieht „massives Potenzial“ für KI im digitalen Workflow in der Arztpraxis, zum Teil setze man das schon um, anderes sei in Planung. Verfügbar sind laut Handl ein KI-Telefon-Assistent, KI-Dokumentationsassistenz und ein „Kartei-Chat“ sowie KI-Unterstützung bei der Abrechnung. Der Hersteller plant zudem den Einsatz von KI bei digitalen Patientenformularen und bei einer Medikamentendatenbank. Für die KI-gestützte Sprechstundenassistenz nutzt auch Tomedo eine Cloud. Die Daten werden laut Website des Herstellers verschlüsselt übertragen und nicht gespeichert. Das für die Verarbeitung verwendete Sprachmodell ist in der EU gehostet.

Cave: EU-AI-Act und DSGVO

Sobald KI in den digitalen Workflow in der Arztpraxis eingebunden wird, unterliegt diese der Regulierung der Europäischen Union (EU), dem EU-AI-Act. Dieser sieht nicht nur für Hersteller, sondern auch für die Anwender entsprechender Programme bestimmte Pflichten vor, wenn KI im beruflichen Kontext genutzt wird. So ist zum Beispiel sicherzustellen, dass die Software sachgemäß verwendet wird, Zugriffsrechte geregelt sind oder Praxisinhaber sich und ihr Personal im Umgang mit der KI-Software schulen. Die Pflichten sind strenger, wenn das verwendete System als Hochrisiko-KI eingestuft ist, etwa bei Systemen zur Diagnose-Unterstützung.

Egal ob KI oder nicht – sobald Patientendaten digital verarbeitet werden, gilt es, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. Wie Peukert ausführte, müssen Patienten informiert werden (Datenschutzerklärung), welche Daten erhoben und verarbeitet werden – und die Patienten müssen zustimmen. Zudem sollten – beispielsweise im Termin-System – nur Daten erhoben werden, die unbedingt nötig sind. Zudem sind medizinische Details oder Diagnosen problematisch, wenn diese in E-Mails oder SMS an Patienten enthalten sind. Peukert betonte auch: „Stellen Sie sicher, dass Patienten Termine weiterhin analog vereinbaren können.“ Niemand solle zur digitalen Lösung gezwungen werden.

Wie KI in der orthopädischen Praxis zum Einsatz kommt, war bereits Thema auf vergangenen Kongressen:

KI in O & U: Was bringt es Ärzten und Patienten?

Sprechstunden-KI als Entlastung für Arztpraxen und Klinikambulanzen